こんにちは、あいひーです！今回は、私が実際に体験して仕事の生産性が大幅に向上した「PREP法」についてご紹介します。この記事を読めば、あなたも同じように仕事の進め方が驚くほどスムーズに変わりますよ。
ぐうたらネコいっつも「何を伝えたいかわからない」って言われちゃうんだよね
あいひー私はPREP法を使うだけで一気に改善できたよ
20代の頃の私、そして変化のきっかけ
20代の頃、私の仕事は毎日がつまずきの連続でした。上司から「説明が分かりにくい」と言われるのが当たり前で、ミーティングのたびに何度も説明し直し、その結果、貴重な時間がどんどん無駄に消えていきました。そんな自信を失いかけていた私が「PREP法」に出会ったのは、評価面接の準備をしている時でした。
この手法を使い始めた瞬間から、驚くほど仕事の生産性が向上！今では上司からのフィードバックもポジティブなものばかりです。そこで今回は、私が実感した「PREP法で劇的に仕事が変わった理由」を皆さんにシェアしたいと思います。
PREP法とは？シンプルな構造で効果抜群
PREP法とは、「Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）」というシンプルな構造で話を組み立てるコミュニケーションツールです。この方法がビジネスの現場で大活躍する理由は、そのシンプルさと効果にあります。結論から話すことで、相手は最初から何を話しているのか理解しやすくなるのです。
PREP法を導入した理由
PREP法を知ったのは、評価面接で自分をより効果的にアピールする必要があったからです。当時の私は、自分の努力や成果を伝えるのが下手で、面接後のフィードバックも厳しいものでした。この悩みを解決するために調べていた際に出会ったのがPREP法でした。
PREP法を学ぶと、伝え方の重要性と効果的なコミュニケーションの本質が見えてきました。この手法を使えば、どんなに複雑な情報でもシンプルで分かりやすく伝えられるようになると実感したのです。
PREP法の具体的な効果
1. 相手に要点が瞬時に伝わる
PREP法を使うと、上司や同僚に要点がサッと伝わります。以前は話の背景を説明しすぎて、結論にたどり着くまでに時間がかかっていましたが、今では上司や関係者とのミーティングも以前に比べて自分の考えが伝わっていると感じています。
PREP法を導入してからは、「何を伝えたいのか」を最初に示すことで、相手が私の話を理解しやすくなったと感じています。その結果、上司からの質問も減り、コミュニケーションの質が向上しました。
2. 文章作成の時間が半減
報告書や企画書の作成もこのPREP法の手法を取り入れることで、大幅に効率化できました。構造が明確なので考えをまとめやすく、何を書けばいいのか迷うことが少なくなります。結果として、書類作成時間がほぼ半減し、余裕が生まれた時間で他の業務に集中できるようになりました。
以前は、報告書を書く際に「どうやって始めるか」や「どの順序で書けば良いか」を考えすぎてしまい、時間が無駄になることが多かったです。しかし、PREP法を取り入れてからは、迷わずに結論から書き始められるため、スムーズに進められるようになりました。
3. コミュニケーションエラーの防止
PREP法のポイントは、最初と最後に結論を述べること。これにより相手が「何を伝えたかったのか」をしっかり理解してくれます。特に上司への報告では、やり取りがスムーズになり、業務承認のスピードも劇的にアップしました。
以前は相手に伝わっていないことで、何度も追加説明をする羽目になることがありました。しかし、PREP法では最初に結論を述べ、具体例で補強し、最後にもう一度結論を述べることで、相手に対して情報が伝わりやすくなり、追加説明がほぼ不要になりました。
PREP法をどのように使っているのか？
上司への業務報告
たとえば「新規サービス企画が完了しました。市場調査で顧客ニーズを確認した結果、90%の支持を得られたため、この企画を進めたいと考えています。」といった形で、簡潔に報告することができます。
結論から話し、具体的な理由とデータを挟むことで、相手が理解しやすい構造にしています。特に時間に追われている上司とのコミュニケーションでは、簡潔であることが非常に重要です。
チームメンバーとの会話
会議でもPREP法を活用して意見を述べることで、チームメンバーの理解が早くなり、会議の効率も向上しました。
たとえば、新しいプロジェクトの提案時に「このアイデアを提案する理由は、これまでのプロセスが非効率だったからです。具体的には、過去3か月で納期遅れが5件発生しています。そのため、新しいプロセスに変更することを提案します。」というようにPREP法を使っています。この結果、チームメンバーの共感を得やすくなり、次の行動に移りやすくなりました。
他部署や社外との商談
他部署や社外との商談でもPREP法は有効です。新しい提案を持ち込む際に、「このソリューションは、クライアントの現状の課題を解決するために特化しています。なぜなら、業界全体で同様の問題に対して成功した事例があり、具体的にはA社とB社でコスト削減に成功したからです。そのため、ぜひ今回のソリューションをご検討いただきたいと思います。」といった形でPREP法を用いることで、説得力が高まりました。
パワーポイントでの資料作り
PREP法はパワーポイントでの資料作りにも非常に役立ちます。プレゼン資料を作る際には、PREP法の構造をそのままスライドに反映させることで、相手に明確なメッセージを伝えることができます。例えば、最初のスライドで結論を提示し、その後に理由を説明し、具体例のスライドで詳細を示すことで、プレゼン全体が分かりやすくまとまります。元々資料作りが苦手だった私にとって生産性が大きく上がったのは大変嬉しいことでした。
この方法を使うと、聞き手はプレゼンを通して何を理解すべきかが一目瞭然になり、メッセージがしっかりと伝わります。特にビジネスシーンでは、時間に限りがある中で効率的に情報を伝えることが求められますが、PREP法を活用した資料作りはそのための強力な手助けになります。
また、スライドの順序に迷うことがなくなるため、作成時間の短縮にもつながります。プレゼンの準備が早く終わることで、実際のリハーサルや質疑応答の準備に時間を割けるようになり、プレゼンの質も向上します。
PREP法を習得するためのステップ
ステップ1: 身近な会話で練習する
最初は身近なところから始めてみてください。私も家族との会話で意識的にPREP法を使ってみました。たとえば週末の予定を話し合うときに、事前に独り言で「今日は公園に行きたいんだ。それは子供たちが遊びたいと言っていたからで、天気も良いからちょうどいい。だから公園に行こう！」といった具合に頭を整理したうえで話すようにしました。
このように日常の中でPREP法を使うことで、徐々に自然に使いこなせるようになります。
ステップ2: ビジネスチャットでの実践
また、ビジネスチャットでもPREP法は有効です。結論を最初に伝え、その理由と具体例をメッセージ内で示すことで、相手は瞬時にあなたの意図を理解できます。
たとえば、「新規プロジェクトは予定通り進行中です。理由として、主要なマイルストーンがすべてクリアされ、チームが効率的に作業を進めているためです。次のステップは○○です。」といった形でメッセージを送ります。このように簡潔かつ具体的に伝えることで、相手の理解が深まり、無駄なやり取りを減らすことができます。
ステップ3: よくある失敗を意識して改善する
PREP法を使い始めた際によくある失敗には「具体例が不足する」ことや「結論が曖昧になる」ことがあります。たとえば、曖昧な結論では相手が判断に迷うことがあるため、「〜したいと思います」ではなく、「〜します」と明確に伝えるようにしましょう。
また、具体例を加える際には、数値やデータを含めることで説得力が増します。特にビジネスシーンでは、具体的なデータがあることで相手の信頼を得やすくなります。極端な話使う数値はそこまでこだわらなくても、数値を使ってること自体が説得力を持たせてる気がしています。
PREP法をさらに活用するためのポイント
聞き手に応じたアプローチを取る
PREP法は非常に汎用性が高いですが、聞き手に合わせた調整が必要です。たとえば、上司への報告ではシンプルかつ具体的に話すことが重要ですが、クライアントに対しては、さらに詳細な情報や背景を説明する必要があるかもしれません。
クライアントとのやり取りでは、相手が抱えている問題を理解し、それをどう解決するかを明確に示すことが求められます。PREP法を応用することで、相手に安心感を与え、信頼を築くことが可能です。
プレゼンテーションでの活用
プレゼンテーションでもPREP法は非常に効果的です。たとえば、最初に「今回の提案の結論」として一番伝えたいメッセージを述べ、その理由や具体例を示し、最後にもう一度結論を強調することで、聞き手の理解を深められます。
私も以前、大規模なプレゼンテーションを行った際にPREP法を活用しました。その結果、プレゼン後の質疑応答がスムーズになり、クライアントからも高い評価を得ることができました。
また、PREP法を活用することで、聞き手に「なぜこの提案が重要なのか」を強く印象付けることができます。プレゼン全体を通して、一貫したストーリーを伝えるために、このシンプルな構造は非常に役立ちます。
社内研修や教育の場での活用
社内の研修や教育の場でもPREP法を使うと効果的です。新人社員に対して、業務の進め方やプロジェクトの背景を説明する際、PREP法を使うとわかりやすく伝えることができます。たとえば「このプロジェクトの目的は、顧客満足度を向上させることです。なぜなら、昨年の顧客からのフィードバックで満足度が低下していることがわかったからです。具体的には、アンケートで50%以上の顧客が改善を求めていました。そのため、我々は新たな施策を講じる必要があります。」と説明することで、新人社員が全体像を理解しやすくなります。また、私自身が横でPREP法を使って会話することで、新入社員も自然と身についてくれている気がしています。
PREP法を使って成果を出した具体例
評価面接での成功体験
PREP法を最初に導入した場面の一つが評価面接でした。以前は、自分の成果をうまく伝えられず、「何をしてきたか」「どういう影響を与えたか」がぼやけてしまい、評価に結びつかないことが多かったです。しかし、PREP法を使うことで、最初に結論を述べ、その後に具体的な成果とその理由を述べたことで、評価者が私の貢献をすぐに理解してくれるようになりました。
プロジェクト承認を得るためのプレゼン
あるプロジェクトの提案時にもPREP法を使いました。「このプロジェクトの導入により、社内の作業効率が20%向上します。なぜなら、従来の手作業を自動化する新システムを導入するからです。具体的には、過去に類似のプロジェクトで時間削減に成功した実績があります。そのため、今回の提案を実行することを強く推奨します。」と述べた結果、上層部からの承認を迅速に得ることができました。
まとめ：PREP法で生産性が飛躍的に向上
PREP法を導入してから、仕事の効率が大幅に向上し、社内での評価も確実にアップしました。上司からのフィードバックが変わり、チーム内での信頼感も向上したのは、PREP法のおかげです。特に企画の承認スピードが上がったことは、大きな変化でした。
ぜひ皆さんも、PREP法を実践してみてください。最初は少し意識的に使う必要がありますが、すぐに自然に使えるようになります。仕事の生産性向上に悩んでいるなら、シンプルなPREP法から始めてみましょう。驚くほどの効果を実感できるはずです。
さらにPREP法を使いこなすことで、あなたのコミュニケーション能力も飛躍的に向上し、周囲からの信頼も得られるようになります。まずは今日から、身近な場面で試してみてください。結果はすぐに見えてくるはずです。
PREP法は、単なるコミュニケーション手法ではなく、仕事の効率を最大化し、相手との理解を深め、信頼を築くための強力なツールです。このシンプルな方法が、あなたのキャリアにどれほど大きな影響を与えるか、ぜひ体感してみてください。
